Cara Membuat Mail Merge

Mail merge adalah perangkat lunak menggambarkan fungsi produksi beberapa (dan potensial dalam jumlah besar) dokumen dari satu template bentuk dan terstruktur sumber data . Hal ini membantu untuk menciptakan pribadi huruf dan pra-ditujukan amplop atau label surat untuk surat massal dari kata pengolahan dokumen yang berisi tetap teks , yang akan sama dalam setiap dokumen output, dan variabel, yang bertindak sebagai penampung yang diganti dengan teks dari sumber data. Sumber sata biasanya sebuah spreadsheet atau database yang memiliki field atau kolom setiap variable dalam template. Ketika mail merge dijalankan, sistem pengolah kata menciptakan dokumen output untuk setiap baris dalam database, tetap menggunakan teks persis seperti yang muncul dalam template, tapi mengganti variabel data dalam template dengan nilai-nilai dari kolom yang sesuai. Teknik penggabungan data untuk membuat mailshots memunculkan istilah mail merge.

Cara Membuat Mail Merge

1. Bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.
2. Setelah Program Microsoft word 2007 terbuka, sebagai latihan ketiklah contoh surat. Untuk teks yang diberi tanda kurung seperti , , dan itu nantinya sebagai tempat kode mail merge. jadi dikosongkan saja, tidak usah diketik.
3. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start Mail Merge, lalu klik pada Step by step Mail Merge Wizard…
4. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada Next: Starting document.
5. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document, kemudian pilih Next: select recipients.
6. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik pada Create …cara Klik pada tombol Delete.
7. Jika nanti muncul pertanyaan sure you want to delete field ‘Title’?, klik saja Yes.
8. Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol Ok. (nama field pada latihan ini “nama”, “alamat”, dan “kota”).
9. Kemudian klik tombol Ok.
10. Address list yang baru pun akan tampak, dan Klik pada tombol Ok.
11. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file
12. Setelah kamu klik tombol Create, Jendela New Address list akan terbuka. karena hanya menggunakan tiga address yaitu , , dan , maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol Customize Columns.
13. Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list. Hapuslah semua yang ada pada Field names dengan. Berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.
14. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok.
15. Sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita sediakan tadi, yaitu untuk ruang , , dan . kita mulai dari dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat.
16. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. Lakukan langkah yang sama untuk menampilkan alamat, dan kota.
17. Sehingga hasilnya akan tampak.
18. Untuk merubah kode , , dan menjadi data yang sebenarnya klik pada Icon Preview Result.
19. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.